Как часто вы переписываетесь с коллегами по электронной почте относительно той или иной задачи? Это готовый источник подходящей документации, которая может быть собрана при приложении незначительных усилий.
Две основные проблемы в непосредственном применении электронной почты для документации заключаются в том, что электронную почту трудно использовать совместно и что она, скорее всего, окажется плохо организованной. Другие люди не могут получить доступ к вашей электронной почте, а вы, скорее всего, не всегда сможете найти то, что вам нужно. Вряд ли у вас есть хотя бы одно электронное письмо, содержащее все, что вы хотите иметь в документе. Обычно имеется большое сообщение и несколько входящих и исходящих сообщений меньшего размера, в которых что-то решается или обсуждается. Объедините эти отдельные сообщения в один файл и поместите его там, где ваши коллеги смогут его найти.
Если вы уже сохраняете копии всех отправляемых сообщений электронной почты, то вам повезло. У вас есть материал для ряда простых и полезных документов, который ждет, когда вы вырежете и вставите его в шаблон.
В своей папке отправленной почты вы можете поискать сообщения, которыми можно воспользоваться, чтобы собрать документ на определенную тему. Пользуйтесь возможностью своего клиента электронной почты сортировать сообщения по сеансам или темам, чтобы найти сообщения, подходящие для преобразования в документацию. Если по какой-то теме было более одного или двух обменов сообщениями, переписка, скорее всего, содержит достаточно информации для преобразования в документ. Даже если ваш клиент электронной почты не поддерживает сеансы, сортируйте сообщения по темам. .
Главная
Каталог файлов
