Приложения для персональных компьютеров Переход на безбумажный документооборот преследует несколько задач. Кроме снижения финансовых затрат внедрение безбумажных технологий направлено и на сокращение времени связанного с процедурами обработки бумажных документов. К этому можно отнести процедуры передачи (пересылки) документов из подразделения в подразделение, согласования документов, их хранения и поиска.
Начнём с того какие процессы можно перевести на электронный документооборот. Те процессы, в которых юридически наличие бумажного документа не требуются, могут быть 100% переведены на электронный документооборот. В тех же процессах, где обязательно наличие распечатанного и подписанного документа возможен перевод части процесса в электронный вид. Это может быть процедуры подготовки документа, его предварительного согласования в электронном виде.
В каких организациях актуально внедрение электронного документооборота и безбумажных технологий? Конечно, в первую очередь в тех организациях, где возникают следующие основные проблемы с ведением бумажного документооборота. К таким проблемам относятся:
• невозможность найти в короткие сроки нужный документ;
• утрата документов;
• большие сроки согласования документов;
• весомые финансовые расходы на печать, копирование, пересылку и хранение бумажных документов;
• дублирование документов;
• неисполнение документов;
Но наличие самих проблем недостаточно для принятия решения о переходе на безбумажный документооборот. Необходимо чтобы руководство компании осознало данную проблему и стало во главе процесса внедрения электронного документооборота. Поскольку документооборот связывает разные подразделения у которых могут быть разные мнения и интересы (кому –то может быть даже выгодно задерживать у себя бумаги!), то без административного рычага воздействия внедрить безбумажный документооборот будет проблематично.
Что потребуется для перехода на безбумажный документооборот? Конечно, система электронного документооборота. Но сначала нужно определиться с тем, какие задачи должна решать система электронного документооборота. Современные системы электронного документооборота содержат множество разнообразных функций и поддерживают различные технологии обработки бумажных документов. К таким функциям можно отнести:
• Ведение электронного архива документов
• Атрибутный и полнотекстовый поиск электронных документов
• Разграничение прав доступа к электронным документам
• Электронное согласование документов
• Рассылки электронных документов
• Регистрация документов, ведение журналов регистрации документов
• Штрихкодирование документов
• Подписание электронных документов ЭЦП
• Построение маршрутов движения документов
• Контроль исполнения документов
• Ведение справочников (номенклатура дел, организации, виды документов, оргштатная структура и др.)
Не все из этих функций нужны для построения электронного архива документов, но если задача ставиться шире, а именно «Комплексный переход на безбумажный документооборот», то без всех этих функций решить комплексно задачу не удастся – бумаги так и будут использоваться.
Если у Вас есть процесс, в котором Вы хотите и готовы отказаться от бумаг, то его нужно перенести в электронный вид. Для этого Вам потребуются:
- Электронная карточка документа, в которой будет указываться вся сопроводительная информация по документу и процессу, например, автор, дата создания, тема, контрагент, дата согласования, текущий статус и т.д.
- Электронный журнал для отображения списка карточек.
- Электронный маршрут обработки документа.
- Роли процесса – группы сотрудников, работающие с документом на различных этапах процесса.
- Форма поиска карточек документа.
Ваша система электронного документооборота должна позволять создавать перечисленные выше информационные объекты.
Вам нужно будет принять решение, с какого момента времени Вы начинаете переход на безбумажный документооборот. С этого момента работа с бумажными документами в рамках данного автоматизируемого процесса должна быть запрещена. Но сначала нужно обязательно провести опытную эксплуатацию (так сказать полевые испытания) процесса, настроенного в системе документооборота. Это позволит отладить процесс не только с технической, но и с организационной стороны.
Хорошими процессами для начала перехода на безбумажный документооборот являются процессы с различными внутренними заявками, например, заявка на закупку чего-либо, заявка на ремонт, заявка на оплату счёта и т.д.. Как правило, бумаг в таких процессах много. Времени на согласование их тоже тратиться не мало, то и эффект от внедрения безбумажного документооборота будет сразу заметен.
Вам потребуется издать распоряжение о вводе в опытную эксплуатацию системы электронного документооборота или конкретного документационного процесса(ов). В приложении к этому документу нужно указать программу опытной эксплуатации, в которой нужно расписать, как должна происходить обработка документов с использованием системы документооборота, кто из сотрудников участвует в процессе и какие у них функции и обязанности. Так же нужно указать временные границы опытной эксплуатации, и какие результаты должны быть в ходе неё достигнуты.
Внедрение электронного документооборота принципиально связано с обучением сотрудников технологиям безбумажного документооборота. И важно не только научить пользователей как в электронном виде работать с документами, но и убедить их в важности этого процесса. Без этого внедрение электронного документооборота будет идти крайне медленно. Поэтому перед началом внедрения безбумажного документооборота нужно провести обучение пользователей в виде тренинга, где каждый должен выполнять свои задачи в общем процессе обработки документа. Это максимально даст отдачу от потраченного времени. Сотрудники не просто получат знания о способах работы в системе электронного документооборота, но и получат практические навыки применения системы в работе.
После успешного завершения опытной эксплуатации можно «тиражировать» систему документооборота на всех остальных сотрудников организации, а начало постоянной эксплуатации должно сопровождаться соответствующим приказом.
Поскольку переход на безбумажный документооборот является достаточно сложным, то повышающим фактором успешного завершения такого проекта является привлечение внешнего консультанта, имеющего хороший опыт внедрения электронного документооборота.
Максфилл.
Опубликовал Kest
Ноябрь 08 2009 22:34:31 ·
0 Комментариев ·
5 Прочтений ·
Комментарии
Нет комментариев.
Добавить комментарий
Рейтинги
Рейтинг доступен только для пользователей.
Пожалуйста, залогиньтесь или зарегистрируйтесь для голосования.
Нет данных для оценки.
Гость
Вы не зарегистрированны? Нажмите здесь для регистрации.
Главная
Каталог файлов
